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    NGO與企業溝通百問手冊——第二章 基礎版 溝通交流篇-行業報告 ...

    2015-8-27 07:49| 發布者: admin| 查看: 7229| 評論: 0|原作者: 中國發展簡報

    摘要: 33、尋找合作伙伴需要怎樣的心態?草根NGO尋找潛在的企業合作,猶如單身男女找對象、相親,首先要有一個積極的心態,走出“屋門”嘗試更多的認識機會,無論是請朋友介紹、媒人牽線還是電視征婚,反正是要把自己嫁出 ...

           作為NGO人,四處找資源支持、拉資金贊助、承擔項目是日常面對的工作,而到處碰壁、屢遭拒絕也不是什么稀罕事兒,為了在與企業打交道的過程中,受到關注并贏得合作機會,高效順暢的溝通交流如同橋梁一樣至關重要,所以與合作對象逐漸建立培養有效的談話機制及語境,對于尋求機會洽談合作非常重要。這里提供一些經驗之談也許會對小白有所幫助。

     

     

           33、尋找合作伙伴需要怎樣的心態?

           草根NGO尋找潛在的企業合作,猶如單身男女找對象、相親,首先要有一個積極的心態,走出“屋門”嘗試更多的認識機會,無論是請朋友介紹、媒人牽線還是電視征婚,反正是要把自己嫁出去或者把別人娶進來,而不是宅在家中自怨自艾。

     


           34、尋找合作伙伴可借鑒相親的哪些途徑?

           當小白苦于沒有“路子”找到企業時,可以借鑒相親的8條途徑:1)毛遂自薦;2)讓朋友幫你留意和介紹;3)請同行幫助留意適合的機會介紹見面;4)公開“征婚”也是獲得“交往機會”的重要途徑;5)參加各種論壇、會議及活動;6)借助媒體資源,通過媒體人介紹或者廣而告之;7)找專門的交往機構和“媒婆”幫忙;8)近水樓臺先得月(就近原則),就所在熟悉的活動半徑內尋覓物色。

     


           35、怎樣毛遂自薦?

           從企業網站或宣傳冊子上直接找到聯系方式,如電話、郵箱、微信二維碼。一般留的電話是該公司的總機,可以通過接線員找到其CSR或公關部門的相關負責人。在電話或郵件中說明意圖,以期合作。這樣做需要一定破冰的果敢。

     


           36、如何求助朋友和同行留意和介紹?

           猶如在朋友的圈子里和NGO圈子里的同行“播撒”自己決定找對象的消息,清楚地告訴大家要做一個什么樣的項目,需要哪種幫助和合作,這樣的項目有何意義,以及需要怎樣的心儀合作伙伴,請朋友幫你張羅“相親”,有合適的就“介紹你們見面”,平時要注意擴大交往圈子,多交朋友,多溝通。

     


           37、怎樣公開“征婚”獲得機會?

           如同江蘇衛視的《非誠勿擾》節目,這是要撒開大網愿者上鉤。草根組織可以設立網站、開微博和推送公眾微信,以一種公開“征婚”的態度,得到更多關注。

     


           38、如何在各種論壇、會議及活動中尋找機會?

           一般來講,一些大小型的會議、峰會、研討會等活動,會匯聚某個領域的專家、學者和企業家。主題發言人都有相關的報告或發言,可謂觀點、思想大放送,這對于小白是個絕佳的學習機會,更可以在當時的環境下面對面認識,并且得到企業CSR相關負責人(大C)的聯系方式,便于以后深入交流。

     


           39、怎樣借助媒體資源?

           平時爭取各種媒體曝光機會,擴大這種“征婚”效果。而通過“征婚”式的努力“牽手”企業和草根NGO也很常見。

           隨著科技的發展,小白可借助通訊設備,通過微信平臺,結識很多新朋友。時下還流行進入各種微信群,以擴大朋友圈子,共享資源。

     


           40、如何借助NGO“媒婆”幫忙?

           在公益行業里,有的機構有一些“媒婆”功能?!跋嘤H者”去“媒婆”那里掛個號,需要的話填張表格,為“牽手”積極努力。有些媒婆或婚介的表格其實不好填,要求提供很多很詳細的個人資料。很多專業的NGO資源介紹機構也有一套復雜的手續要辦,像贈予亞洲(Give2Asia)這樣的國際組織,有很多文件要去交。但是在這樣的環節花的功夫絕對不會白費,一方面把自己的詳盡資料在這種平臺上掛了號,有適合的資源幫助就會主動上門來;另一方面通過填寫和遞交這些文件,“相親者”的組織或項目還有哪些沒有明確的細節就會非常清晰地展現出來。

     


           41、如何找到有交集的合作伙伴?

           “你想找個什么樣的?”這是單身朋友常遇到的問題。而“公益相親”會遇到同樣的思考。因此,小白與潛在企業交流時,首先要掂量好自身的狀況,明確“相親標準”——到底打算找個什么樣的適合自己的清楚,而不是由對方的條件來做決定,也就是說機構要做的項目與企業CSR的范疇是否有交集,否則會很盲目、無果而終。

           例如,一企業與NGO合作的目標主要是希望能夠支持其所在社區的發展,并樹立和提升企業的品牌形象。小白便可從中找到雙方的共同點——支持社區的發展。所以如果公益組織想要從企業那里得到更多支持,可能更要先著眼于雙方共同關注的社會問題、人群需求等。否則,將很難在合作目標上達成共識。

     


           42、溝通為何是關鍵?

           在建立企業與NGO的戰略聯盟過程中,溝通最為關鍵。合作通常以個人熱情或個人關系開始,在中國,這種情況可能尤為明顯。有效而連貫的溝通能保證良好的合作關系。如果小白能夠成為一名出色的公關活動家,通常也是未來成就NGO領導人的重要特征之一。

     


           43、初次留下好印象為何非常重要?

           當下,隨處可見的公益沙龍與會議活動為小白面對面接觸大C創造了越來越多的機會。無論是熟人介紹還是毛遂自薦,交流的第一印象非常重要,處理不當很容易導致不成功的結果??梢?,公益組織與企業的實際接觸其實是從人與人的邂逅和交流開始的,無論是大機構的項目官員還是草根組織的負責人,雙方的專業素養、氣質風格、心理狀態乃至時機的把控,甚至彼此的眼緣都會對雙方進一步合作產生影響。

     


           44、占用會場提問時間為己用有何不妥?

           在公開場合,特別是在一些研討會或峰會上,小白要謹言行事,不至于出現被“秒殺”或“見光死”的情況。

           利用向企業嘉賓提問的機會詳細推薦自己的機構和項目,占用大家的提問時間是非常不恰當的行為。一方面浪費了充分發掘企業經驗和建議的時間;另一方面也占用了別的機構公平交流的機會。同時,也向企業暴露了急功近利的心態,基本斷送了今后與其合作的機會。

     


           45、“霸占”嘉賓所有茶歇時間有何不妥?

           通常表現為過于投入與企業嘉賓的場下交流與互動,比如不經意間用身體或滔滔不絕的談話阻礙嘉賓與別人接觸的機會。給對方的感覺是由于“你的出現”造成了他和別人“失去交流的機會”。而過于密集的信息量也會讓你的聽眾無法理解消化甚至變得不耐煩。

     


           46、抬杠式交流方式有何負面影響?

           熱衷于辯論和挑戰嘉賓,并推出自己“正確”的觀點或理念,即使嘉賓的發言內容或立場沒有觸及“非白即黑”或底線問題的范疇時。比如,“我不同意你說的……;你們的真實意圖其實就是……”這會遭到嘉賓本人,以及會場中很多人的反感,這種抬杠式的交流方式等同于直接拉開你與周圍人的距離。

     


           47、如何讓話語更具吸引力?

           一般會議期間都會有問答環節,即Q&A時間。會議主題發言人演講完畢,或者大會主要內容告一段落,會留有10~20分鐘的提問時間,這時候,如果小白能夠勇敢地舉手,向會議代表拋出一個好問題,會引起全場關注。別忘了,在提問之前報出自己所在的NGO名稱,然后,針對企業分享內容言簡意賅提出一些有建設性的意見或啟發性的問題,既可以引發企業更多的交流意愿,也能給企業留下良好專業素養的印象。

     


           48、如何提出相對不錯的問題?

           好的問題,一定是經過思考的。一經提出,會引起在場很多人的興趣,并期待聆聽發言人的答案;而發言人也會一下子被問題激發,直抒胸臆、暢所欲言。

           對于沒有太多閱歷和積淀的小白來說,必須做好會前的準備工作。在拿到會議邀請函及日程時,找到企業代表發言的題目,然后上網或查閱資料充分了解該題目所涉及領域的主要趨勢動態;了解這家企業,包括瀏覽其相關新聞報道、企業活動等信息;若有這位代表曾經的發言或者采訪報道,就更需多加留意。

           一番了解之后,多問幾個為什么,自然會產生一些問題,可請老王對這些問題把關,濾掉一些基礎、無深度的想法。問題的角度可以尖銳、有創意或深刻等。

     


           49、提問切忌什么?

           忌冗長拉雜,語句啰嗦,最好簡明扼要、提綱挈領。感覺一時掌握不好,可以事先用筆在紙上把問題邏輯梳理好、語句組織好,再和盤提出。

     


           50、如何把握機會與對方建立聯系?

           首先,當企業代表發言完畢,希望進一步交流的聽眾會將其圍攏,索要名片或聯系方式。這時小白最好參與其中,交換到企業發言人的聯系方式。

           一般來說,很多大型會議都會出一個有關所有參會代表的通訊冊,其中包括各位嘉賓的資歷介紹及聯系方式,這個小白一定要收藏好,以備日后查閱。

           此外,利用茶歇、午餐或冷餐酒會的時間,小白要像蜜蜂一樣穿梭在人群之中,盡可能多的與其中的企業家認識、交換名片。建議用簡潔明快的方式與對方交換聯絡信息,讓對方知道自己是做什么的,并留存一定印象即可。

     


           51、如何給大C留下好印象?

           需要提示的是,如果小白只是做到與企業代表交換名片,并沒有什么交流,那么也許日后的聯系恐怕也僅限于此了,所以下面給小白的挑戰是要在初次交流時說什么,這就是小白有待提升的內容。交流的是想法、觀點、思想,也可以是一個問題,總之要給對方初步較好的印象,為以后合作鋪墊。

           另外,在交談中,甚至可以根據對方的需求和興趣向其介紹一些其他機構的公益伙伴,這種做法非但不會把你的潛在企業伙伴“拱手送人”,反而會增強對方對你的感謝和認可。這些小細節都是基本的商務或生活社交禮儀,只要稍加注意就會產生非常不同的效果。

     


           52、如何引起大C的興趣進行深層溝通?

           企業如何選擇其CSR的方向,包括遴選合作伙伴,斟酌項目時,其最根本的出發點是從自身的企業文化出發的,包括其主要業務。如有的企業是做營養健康方面的產品,它會去扶持一些可能跟地區營養相關的項目。

           因此,想要引起大C的興趣,小白就要“投其所好”,也就是要領會企業的CSR行為是與其企業文化緊密相關的,那就要從這個層面找尋話題切入,深層溝通。

     


           53、僅在交換名片一面之緣上如何跟進聯絡?

           交換名片之后,三天之內務必打電話跟進聯絡,再進一步深入溝通,否則對方是個大忙人,會漸漸淡忘第一次見面的印象,消退初次相識的熱度。

           在通話之前,在紙上羅列好需要談的幾個要點,以免遺漏了關鍵問題。交談時先提及初次見面時在哪個會議或活動上,報出自己所在NGO及自己的姓名,當對方表示有印象后,說明意向,若對方有興趣,可以把相關資料通過郵件或郵寄遞送。

     


           54、發郵件需注意些什么?

           發郵件時,一定不要忽略或不寫主題是什么,這樣不會引起收件人的關注,也許使郵件淹沒在大量信件的郵箱之中;最好遵照基本的書寫格式寫信,如開頭要有尊稱,結尾要有禮貌的謝詞或祝愿,否則會給人突?;虿蛔鹬刂?;若是外企,有必要的話要附上英文函,切忌單詞不要拼錯和語句不通順,有失專業水準,可先用Word文檔修正一下拼寫或語法錯誤;注意不要用“親”、“么么噠”等網絡用語,更不要寫錯別字,如認識你“灰?!备吲d,聽你的話真是“漲姿勢”等。發送之前,要多通讀幾遍,別出現語句硬傷,校正好,再發送。曾有剛畢業的大學生潦草馬虎地發了一份有關合作意向函的傳真,幾十個字里面錯了三個字。結果,對方的回應如石沉大海、杳無音信。

           語言是思想的外衣??傊?,最好別在郵件里顯露出青澀、稚嫩,更不要給人不專業、不靠譜的印象。

     


           55、如何寫出較規范的電子郵件?

           在使用電子郵件對外進行聯絡時,應當遵守一定的禮義規范,以便順利的進行對外聯絡。

           撰寫郵件有三種方式:寫郵件、回復郵件、轉發郵件。三種方式各有所長,但在撰寫格式方面都一致分為四點:收件人,抄送,主題(標題),內容。

           1、收件人

           傳送電子訊息之前,確認收信對象是否正確,以免造成不必要的困擾。

           2、抄送

           在必要和確定的情況下,抄送給相應需要知道進展情況的人員。

           3、主題

           電子郵件一定要注明主題,因為有許多網絡使用者是以主題來決定是否繼續詳讀信件的內容。此外,主題要明確、精練與內容相關,表達出對方需要了解的信息,而且可以區分對同一事物的不同信息。讓人一望即知,以便對方快速了解與記憶。

           4、內容

           在線溝通講求時效,所以電子郵件的內容力求簡明扼要,并求溝通效益。一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等,在郵件里都可以省略。但稱呼、正文、結束、落款/簽名這四點要盡量完整。

           1)稱呼

           a.如果有收件人的姓名的話,可以讓對方感覺更加友好。

           b.若知道對方的性別可以用:**先生、**小姐、**女士。

           c.如果知道對方的身份可以用:**總經理、**經理、**董事長、×總、×董、×經理。

           2)正文

           正文做到主題明確,語言流暢,內容簡潔。在撰寫正文時還應注意以下幾點,以示禮貌和尊重,以免造成不必要的困擾。

           a.在撰寫英文信函時,只對一兩個詞進行大寫以示強調,全篇都用大寫是不禮貌的。在撰寫中文的時候,只對部分以示強調的詞采用加粗等方式。

           b.不要在信件中發泄不滿,應面對面的解決。

           c.回復信件時,有必要加上部分的原文,以方便對方了解回信內容。

           d.若摘錄的原文很長,應先把回復內容放到前面,原文內容在后。

           e.在收件人明白其意時,才可使用俚語或縮寫。

           f.如果有附件,應該在正文處說明附件的內容和用途。

           3)結束

           a.如果可提供好的選擇,應在結尾處提出。如請您考慮,有任何需要咨詢,請電話或Email聯系我。

           b.最好的結尾要著眼未來,如希望我們能夠達成合作。

           c.結尾應顯示誠懇,如感謝您抽空洽談。

           4)落款/簽名

           在郵件中應該有落款/簽名,以示身份。如您好!附件是**********,請查收。注明發件人的姓名及日期。

           此外,要把自己的名字、職位、機構名稱、通訊方式、地址等附在最后,相當于電子名片,方便對方聯絡。


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